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Deine Kollegen werden dich lieben: Wie du onOffice intuitiv nutzbar machst für alle im Unternehmen.

Aufgrund des Baukasten-Systems ist onOffice in der Administration vielfältig anpassbar. Über die Zeit wächst das System mit neu angelegten Feldern und neuen Ideen, die man umgesetzt hat, und ehe man sich versieht, ist die Objekt- und Adressmaske ein unaufgeräumter riesiger „Werkzeugkoffer“ – und wer schon mal mit unsortiertem Werkzeug gearbeitet hat, weiß was ich meine.

Der größte Vorteil einer aufgeräumten und sinnvoll strukturierten Objekt- und Adress-Maske ist,

  • dass das System deutlich intutiver nutzbar ist,
  • sich alle Kollegen schneller und einfacher im System zurechtfinden
  • weniger suchen und nachfragen stattfindet.

Um eine intuitve Darstellung hinzubekommen, ist es jedoch erstmal wichtig zu verstehen, welche Möglichkeiten onOffice hier bietet. Im Folgenden möchte ich daher auf einige Möglichkeiten der Strukturierung und Darstellung von Felder in onOffice eingehen. Im Prinzip stehend uns 6 „Formatierungsmöglichkeiten“ bzw. Ansatzpunkte zur Verfügung, um Dinge übersichtlicher in onOffice darzustellen:

  • schwarzer Hinweis
  • roter Hinweis
  • Trennlinie
  • Link
  • Unterreiter
  • Feld-Filter

Schwarzer Hinweis

Die Feldart „schwarzer Hinweis“ nutze ich tatsächlich sehr viel. Insbesondere für

  • Überschriften, meistens mit KAPITALEN
  • Erklärungen, Anmerkungen, Hinweise in der Maske, um zu erklären, was mit dem nächsten Feld eingestellt und gemeint ist
  • Leerzeilen: Eines der mächtigsten Verwendungszwecke. Ein schwarzer Hinweis ohne Feldnamen wird leer angezeigt, somit ist dies die einzige Möglichkeit Dinge auch optisch von einander zu trennen.

Tipp: Wenn du aufwendig anfängst Felder umzustellen oder ganz neue Tools mit neuen Feldern in onOffice einbauen willst, plane dir die neuen Felder mit Benennung, Position und Unterteilung in Sektionen in einer Excel-Tabelle vor. Du ersparst dir damit sehr viel „Klickerei“ und Ladezeiten in der Administration.

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Roter Hinweis

Die Feldart „roter Hinweis“ setze ich dezent ein, damit die Farbe auch wirklich eine Signalwirkung hat für Dinge auf die der Nutzer auch wirklich achten muss.

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Trennlinie

Über jeder Überschrift, die ich mit schwarzem Hinweis einfüge, setze ich immer eine Trennlinie, um den folgenden Bereich vom nächsten optisch abzutrennen.

Tipp 1: Gebe der Trennlinie einen Feldnamen der nur aus Bindestrichen besteht, somit bleibt auch der Überblick in der Administration erhalten (z.B. ——————————————–)

Tipp 2: Sinnvolle Unterteilungen von Felder die ich häufig verwendet habe:

  • Leerzeile, Feld mit leerem Namen (schwarzer Hinweis), um die vorige Feld-Sektion von der nächsten optisch zu trennen
  • Trennlinie (—————————)
  • ÜBERSCHRIFT IN KAPITALEN (schwarzer Hinweis)
  • Erklärung der Sektion mit einem schwarzen Hinweis
  • Feld 1
  • Feld 2
  • usw.

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Link

Ich vermutet hier einfach mal, dass die Feldart „Link“ eines der mächtigsten Felder ist, das die wenigste Beachtung findet bei Administratoren, um ein cooles Nutzungserlebnis für die Nutzer zu schaffen.

Wofür nutze ich das Link-Feld:

  • Link zum Cloud-Ordner des Objekts: Da die Dateiablage bei onOffice für „alle“ Dateien inklusive Fotos etc. einer Immobilie unserer Meinung nach zu „hakelig“ ist, nutzen wir zusätzlich eine Dateiablage in der Cloud, die ebenfalls über den Browser läuft. Jeder Ordner in der Dateiablage ist hier auch über einen Link zugänglich. Also habe ich im Objekt in der Kategorie „Grunddaten“ ein Link-Feld geschaffen mit dem Namen „Link zur Cloud-Ablage“. Wenn dort der Link für das entsprechende Objekt hinterlegt wird, kann der Nutzer direkt aus der onOffice-Maske den Cloud-Ordner aufrufen, ohne erst sich durch die Ordnerstruktur zu klicken.
  • Link mit fixierter Formel hinterlegt: Dies ist tatsächlich die häufigste Verwendungsart bei uns. Ich gebe Links aus in der Objektmaske zu
    • Bodenrichtwertkart und Umrechnungstabelle
    • zu Erklärungen bei Wikipedia von Fachbegriffen (Zentralitätskennziffer, Kaufkraftkennziffer, Büroformen, Grundrisskonzepte uä.)
    • zu aktuellen Finanzierungskonditions-Tabellen
    • zu Einträgen bei uns im Handbuch „Link zu Anleitung“. Das Handbuch habe ich als passwortgeschütztes online Wiki gebaut, sodass jedes Kapitel per Link erreichbar ist.
    • Link zur Erklärung der STellplatzauswahl in der onOffice-Hilfe, da die Bedienung des Feldes nicht selbstverständlich ist.
    • Link zur Internet- und Kabelverfügbarkeit und -geschwindigkeit von Telekom und Vodafone

Kleiner Hinweis wie du einen festen Link in jedem Objekt anklickbar in der Objektmaske hinterlegt:

  • Lege ein neues Feld an in der Administration als „Text(80 Zeichen)“ und aktiviere das Feld
  • Stelle das Feld nun nicht direkt um auf „Link“, sondern hinterlege erst die Formel und fixiere diese. Zum Beispiel: =“www.moellerherm-immobilien.de“
  • Fixiere die Formel mit dem „Stift“-Symbol ganz oben über der Formel-Spalte (Beide Haken setzen neben der Formel ganz unten in der Liste, welche die zuletzt angelegte ist)
  • Stelle jetzt erst das Feld auf „Link“ um

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Unterreiter

In der „Administration“ auf dem Reiter „Einstellungen“ kannst du für die Kategorien Unter-Reiter anlegen.

  • Ich lege hier grundsätzlich immer soviele Unterreiter wie möglich an (5 sind maximal möglich). Auch wenn die letzten Reiter nur Platzhalter-Reiter sind, da die Kategorien erst in ihrer vollen Breite auf dem Bildschirm und in der Maske angezeigt werden, wenn alle Reiter angelegt sind. Dies erhöht die Lesbarkeit der Feldnamen, da hier mehr Zeichen dargestellt werden, und lässt die gesamt Maske einheitlicher aussehen
  • Ich verteile Felder sinnvoll sortiert auf die Unter-Reiter, statt diese alle untereinander ganz vorne auf dem ersten Reiter darzustellen. Zum Beispiel ist unsere Kategorie „Ausstattung“ unterteilt in die Unter-Reiter Allgemein, Gebäude, Gewerbe und Kapitalanlage.

Feld-Filter

In der Administration lassen sich einzelne Felder und auch ganze Reiter und Kategorien nur für bestimmte Immobilienarten, Immobilienstati, Nutzungsarten oder Gruppen ein- und ausblenden. Wenn ich eine Eigentumswohnung verkaufe, ist das Feld „Kran“ oder „Rampe“ nicht sinnvoll, also blende ich dieses aus. Ebenso blende ich für Makler sensible Felder aus und für die Buchhaltungskollegen ein.

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internetagentur_immobilienmakler

Warum es Sinn macht eine Internetagentur zu beauftragen, die auf Immobilienmakler spezialisiert ist

Im August 2018 haben wir beschlossen eine neue Internetseite von der MaklerWerft aus Köln erstellen zu lassen. Erst im Verlauf des Projekts ist mir bewusst geworden, wie sinnvoll und effektiv es ist als Makler mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, die 100% auf die Branche fokussiert ist.

Vorteil 1: Das Branchenwissen liegt bereits vor

Von Anfang an hat es Spaß gemacht sich mit Lars und Patrick von der MaklerWerft über die Vision der neuen Seite auf Augenhöhe zu unterhalten – und das vom ersten Telefonat an. Wir waren sofort auf Geschwindigkeit. Das schöne war, dass ich nicht bei „Adam und Eva“ des Branchen-Einmaleins anfangen musste, um erstmal eine Gesprächsgrundlage zu schaffen, wie es bei den meisten Menschen der Fall ist, die nur wenig mit unserem Geschäft zu tun haben. Und damit meine ich folgende Punkte, mit denen wahrscheinlich jeder Makler schonmal einen Dienstleister „briefen“ musste, bevor dieser einem erstmal helfen konnte:

  • Zweiseitiger Markt: Unsere Kunden sind Eigentümer und Interessenten. Dem Eigentümer verkaufen wir die „Dienstleistung“, danach dem Interessenten die „Immobilie“
  • Marktsituation: Aktuell ist es schwieriger Immobilien in die Vermarktung zu bekommen, als diese zu verkaufen. Nur wer auch etwas zu verkaufen hat, kann verkaufen.
  • Typische Suchkriterien von Interessenten
  • Problematik der Kundenbindung, da viele Eigentümer nur eine Immobilie zu verkaufen haben
  • und und und

Jemand der sich mit dem Makler-Geschäft auskennt, hat darüber hinaus auch die Psychologie der Eigentümer und Interessenten bereits verstanden, kennt bereits marktübliche Werbe-Tools, weiß was funktioniert und was weniger, hat selber bereits Ideen entwickelt, was sich lohnt anders, besser oder einfacher zu machen.

Vorteil 2: Rechtliches Wissen liegt bereits vor

Neben den klassischen Internet-Themen Datenschutz, DSGVO, Impressumspflicht, Hinweis, Streitschlichtungsstelle, wettbewerbs- und bildrechtliche Themen etc., haben wir als Makler auch sehr spezielle rechtliche Anforderungen, um unsere Provision zu „sichern“:

  • Als Makler unterliegen wir häufig dem Widerrufsrecht. Bei Außen- bzw. Käuferprovision muss jeder Interessent die Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung bestätigen und häufig den vorzeitigen Beginn aktiv anhaken. Bei reiner Innen- bzw. Verkäuferprovision brauchen wir dies vom Interessenten jedoch nicht.
  • Die Provision begründet sich im sauberen Nachweis. Wie sieht eine saubere Nachweis-Kette auf einer Internetseite aus?

Es macht einfach einen riesigen Unterschied diese Sachen zu Anfang nicht „briefen“ zu müssen.

Vorteil 3: Synergieeffekte

Wenn eine Agentur schon zig Jahre im Immobilienmakler-Markt unterwegs ist und schon so und so viele Internetseiten für Makler gebaut hat, dann ist die Wahrscheinlichkeit, sehr groß, dass man als Antwort auf neue Ideen oder Wünsche den Satz zu hören bekommt: „Sowas ähnliches haben für schon mal für einen Kunden gebaut.“ Oder: „Das haben wir hier schon fertig liegen, da wir das sowieso unseren Kunden als Addon anbieten wollen.“ Das Wissen und eine ähnliche Lösung, die man sich wünscht, liegt also häufig bereits in der Schublade. Das vergünstigt viele Features und Funktionen natürlich enorm im Vergleich zu einer nicht spezialisierten Agentur, die komplett bei Null anfangen müsste für jeden Wunsch, den man äußert.

Die Maklerwerft geht mittlerweile sogar so weit, Einstellungsmöglichkeiten im Back-End der Internetseite für Kunden selber abwandelbar zu machen. Der eine Makler will, dass bei Anmeldung im Bereich „Mein Konto“ andere Datenschutzhinweise oder AGB angezeigt werden oder einige Rechtschreibfehler korrigiert werden. Kein Problem: Im Backed-End kann man selber viele Grundfunktionen der Seite selber konfigurieren. Nachrichten von der Seite sollen nicht per Aufgabe in die Gruppe „Innendienst“ sondern an eine andere neu definierte Gruppe „Homepage“ gestellt werden? Kein Problem: Können wir selber einstellen.

Vorteil 4: Austausch über bereits bekannte Lösungen und Best-Practice-Beispiele

Eine spezialisierte Agentur, die sich nur mit Immobilienmaklern beschäftigt, hat meist einen viel weiteren Horizont, als der einzelne Makler selber, da man als Agentur viele andere Makler kennenlernt. Davon kann wiederum jeder einzelne Kunde lernen sich zu verbessern, wenn man mit seiner Agentur im ständigen Kontakt bleibt. Gut funktionierende Lösungen sind häufig schon bekannt, aus Erfahrungen, die in Projekten bei anderen Makler gesammelt wurden. Die ist wirklich ein unschätzbarer Vorteil. Wir wollten zum Beispiel für unsere neue Seite einen „Käuferfinder“ installieren, der mit unserem onOffice-CRM direkt verbunden ist, bei dem Kaufinteressenten ihre Suchkriterien anonym auf unserer Seite öffentlich stellen können, damit Verkäufer danach einen passenden Käufer für ihre Immobilie dort selber raussuchen können, um sich bei uns zu melden. Es hat sich rausgestellt, dass die MaklerWerft soetwas bereits mehrere Male umgesetzt hatte für andere Makler. Kein großes Briefing nötig. Keine komplette Neu-Entwicklung nötig. Die Technik existiert bereits und die MaklerWerft hatte bereits genau verstanden, was ich haben wollte und welche Anforderungen, die selbst ich noch nicht auf dem „Radar“ hatte, damit einhergehen.

 

Vielen Dank fürs Lesen. Über Rückmeldung/Feedback würde ich mich in den Kommentaren freuen. Ich bin gespannt darauf, welche Verbesserungsvorschläge ihr habt oder wie ihr in eurem Unternehmen arbeitet. Wenn euch der Beitrag gefallen hat, bewertet uns doch gerne bei Google (Bewertungslink) oder falls ihr zufällig jemanden kennt, der seine Immobilie in Norddeutschland verkaufen möchte, meldet euch gerne bei mir für ein Gemeinschaftsgeschäft.

Viele Grüße

Johannes

 

Warum Besichtigungen durch Profi-Makler effektiver sind

Privatverkäufer erhalten meist kein ehrliches Feedback von Interessenten.

Wenn passende Interessenten für eine Immobilie vorselektiert sind, und geklärt ist, ob die Finanzierung möglich ist und die Immobilie grundsätzlich passt (Anzahl Zimmer, Wunsch-Lage, Begehrlichkeit aufgrund Exposé und virtueller 360° Rundgang vorab…), werden nur mit passenden Interessenten Besichtigungstermine abgesprochen. So werden „Immobilientouristen“ vermieden. Eine Besichtigung will gut vorbereitet sein. Hier kommt Home Staging ins Spiel. Das bedeutet, dass die zu verkaufende Immobilie vorbereitet sein muss. Entpersonalisieren Sie ihr Objekt so gut es geht. Räumen Sie auf und entfernen Sie so viele persönliche Dinge wie möglich. Packen Sie den ersten Umzugskarton und machen Sie den ersten Schritt sich von Ihrer Immobilie zu verabschieden. Familienfotos und z.B. Tennis-Pokale von früher gehören weggeräumt. Je neutraler Ihr Zuhause wirkt, desto besser. Schließlich wollen Interessenten ihren eigenen Wohnstil verwirklichen und nicht den Ihren weiterführen.
Eine Home-Staging Broschüre mit Praxis Tipps schicken wir Ihnen gerne.

Vor der Besichtigung werden alle Vorhänge an den Fenstern geöffnet und im ganzen Haus oder Wohnung das Licht eingeschaltet, egal ob die Sonne scheint oder nicht. Lüften Sie vor der Besichtigung und sorgen Sie für eine wohlige Atmosphäre. Nicht zu warm, nicht zu kalt. Vermeiden Sie unangenehme Gerüche, indem Sie z.B. am Vorabend keinen Fisch zubereiten oder Gerichte, die Knoblauchgeruch verbreiten. Angenehme und positive Gerüche können Sie durch frischen Kaffee oder Aufbacken von Muffins im Backofen ganz einfach erzeugen.

Wir beginnen eine Besichtigung immer im schönsten Raum des Objektes und beenden die Besichtigung mit Abschlussgespräch auch dort. Bei der Führung durch das Objekt werden alle Vorzüge der Immobilie präsentiert, aber auch offen über Problemzonen oder Renovierungsbedarf gesprochen. Es darf nichts verschwiegen werden, was später zu Problemen führt.

Abschließend stellen wir als Makler die Abschlussfrage, was am besten gefallen hat. Hier bekommen wir dann ehrliche Antworten über Vorzüge oder auch Kritikpunkte an einer Immobilie. Wenn Eigentümer Besichtigungen selber durchführen, werden Sie in den wenigsten Fällen ehrliche Antworten von Interessenten erhalten, denn Interessenten sind wohl erzogen und werden keinen Eigentümer vor den Kopf stoßen wollen. Daher ist es besser, wenn ein Eigentümer bei der Besichtigung selber nicht anwesend ist oder sich dezent für Rückfragen im Hintergrund hält. Wenn Interessenten nach einer erfolgreichen Erstbesichtigung ein positives Bauchgefühl entwickelt haben und sich vorstellen können, hier zukünftig zu wohnen, folgt in der Regel eine Zweitbesichtigung mit Beratern und anderen Familienangehörigen um sich dieses Gefühl bestätigen zu lassen und auch noch ein Termin mit einem Gutachter.

Wenn dann immer noch alles passt und eine Finanzierungsbestätigung einer Bank oder ein Kapitalnachweis vorliegt, geht es in die Preisverhandlung. Informationen dazu erhalten Sie im nächsten Blog Artikel von www.moellerherm-immobilien.de. Wer das nicht abwarten kann findet auch Informationen dazu auf unserer Homepage oder auf unserem Youtube Kanal als Video.

Alles beginnt aber immer mit einer kostenfreien Marktwertermittlung durch unsere Immobilienexperten bei Ihnen zu Hause. Wir lieben den persönlichen Kontakt zu Ihnen unter 4 Augen oder vorab per Telefon kostenfrei unter Tel. 0800 – 77 16 100 oder per Mail unter info@moellerherm-immobilien.de. Informieren Sie sich auch über unsere anderen interessanten Blog-Artikel unter: www.maklererfahrung.de oder www.moellerherm-immobilien.de. Besuchen Sie uns auch gern in unserem Ladenlokal Am Bürgerhaus 4 in Scharbeutz oder in der Fackenburger Allee 56 in Lübeck.

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Mit automatisch gekürzten Objekt-Texten in den Portalen mehr Traffic auf die eigene Makler-Website ziehen

Liebe Kollegen & onOffice-User,

willkommen zu meinem ersten Artikel zum Thema „onOffice Tipps & Tricks“. Als ersten Beitrag habe ich mir überlegt Euch zu zeigen, wie wir

  • die Objekt-Texte, die zu den Portalen hochgeladen werden, mit der onOffice-Formel-Funktion automatisch kürzen,
  • einen Link zum Homepage-Inserat automatisch in den Portal-Objekttext einfügen, sodass Interessenten diesen aus dem Portal-Inserat herauskopieren können,
  • nur eine begrenzte Auswahl Objektbilder zu den Portalen hochladen, aber die volle Bildanzahl bei uns auf der eigenen Homepage,
  • ein oder zwei Werbebilder in die Portale hochladen als weiteren Hinweis für Interessenten, das Sie doch bitte bei uns auf die eigene Makler-Website gehen sollen, um noch mehr Bilder zu sehen

Ziel ist es, dass die Texte auf den Portalen, wie folgt ausgegeben werden:

 onOfficeTipps&Tricks - Texte kürzen 2

Welche Vorteile bietet es, nicht die kompletten Objekt-Texte und Bilder in die Portale hochzuladen, sondern nur auf der eigenen Homepage?

  • Mehr Traffic auf der eigenen Makler-Website: Bei uns waren es ca 80 bis 100 Besucher mehr pro Tag von heute auf morgen. Und Website-Traffic hat bei uns in der Vergangenheit immer mit dem Umsatz korreliert.
  • Als Makler macht man sich unabhängiger von den Portalen und stärkt seine eigene Website, Marke und Bekanntheit: Interessenten, die bei uns auf der Makler-Website surfen, schauen sich evtl. auch noch andere Immobilien-Angebote bei uns an und kommen evtl. sogar in Zukunft gezielt nochmal wieder. In Kombination mit Angeboten auf der eigenen Homepage, die „In Vorbereitung“ sind und noch nicht in den Portalen, ein mächtiger Effekt.
  • 30% der Besucher sind vermutlich auch Eigentümer und schauen sich meine Inhalts-Seiten zum Thema „Immobilienverkauf“ an oder unsere Team-Seite und lernen unsere Kollegen schon mal vom Foto kennen.

Wie gehen wir nun grob vor?

  1. Vier neue Felder anlegen im Bereich Freitextfelder
  2. Texte aus den bisherigen Freitextfeldern in die neu angelegten Freitextfelder per Formel sichern/kopieren
  3. Formel in die Portal-Freitextfelder schreiben, mit der die Texte gekürzt werden inklusive Hinweis „Vollständige Texte und noch mehr Bilder finden Sie bei uns auf der Homepage unter … „
  4. Optional: Link-Feld im onOffice erstellen, das den Link zum Objekt auf eurer Homepage enthält & Link einbauen in die Freitextfeldformel
  5. Portal-Werbebilder erstellen und zum Objekt hochladen
  6. Im onOffice die Bilder richtig konfigurieren, welche zu den Portalen hochgeladen werden sollen und welche nur zu eurer Homepage

Kurzer Disclaimer

Um die hier vorgestellte Funktion zu installieren, solltet ihr ein Grundverständnis von der Administration, dem Anlegen neuer Felder in onOffice und der Formelfunktion haben. Ihr handelt darüber hinaus auf eigene Verantwortung in eurem onOffice-System. Insbesondere kritisch ist der Schritt 2, in dem ihr die bisherigen Texte in den Freitextfelder sichern müsst über die Massenaktualisierung. Hier ist vorsicht geboten, da sonst alle Texte in den Immobiliendatensätzen gelöscht werden.

Legen wir los:

1. Vier neue Felder anlegen im Bereich „Freitextfelder“

  • Öffne die Administration über das Menü „Extras“ -> „Einstellungen“ -> „Administration“

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  • Die Administration öffnet sich mit dem ersten Reiter „Eingabefelder“. Hier sind wir bereits richtig.
  • Wechsel das Modul auf „Immobilien“ und wähle dann bei Kategorie auf „Freitextfelder“

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  • Standardmäßig sind hier nur 4 Felder systemseitig von onOffice angelegt: objektbeschreibung, lage, ausstatt_beschr, sonstige_angaben, objekttitel. Dies sind die Felder, deren Inhalt an die Portale übertragen werden. Benenne diese am besten schonmal um in zum Beispiel: Objektbeschreibung (Portale), Lage (Portale), Ausstattung (Portale), Sonstige Angaben (Portale). Das Feld objekttitel lassen wie außen vor. Dieses wird übrigens hier zwar konfiguriert, in der onOffice-Maske aber unter dem Reiter „Grunddaten“ -> „Technische Angaben“ ausgegeben.
  • Wir legen nun 4 weitere Felder an mit dem Button unten rechts „Neues Feld anlegen“. Bennene die neu angelegten Felder dann um in zum Beispiel: Objektbeschreibung (Hauptfeld) oder Objektbeschreibung (Neu). Vergesse nicht die Felder „aktiv“ zu schalten in der Spalte „A“.

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2. Texte aus den bisherigen Freitextfeldern in die neu angelegten Freitextfelder per Formel sichern/kopiere

  • Hinterlege in den neu angelegten Feldern folgende Formeln mit dem „Stiftsymbol“ hinter dem jeweiligen Feld:
    • Objektbeschreibung (Neu): =[objektbeschreibung]
    • Ausstattung (Neu): =[ausstatt_beschr]
    • Lage (Neu): =[lage]
    • Sonstige Angaben (Neu): =[sonstige_angaben]

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  • Fixiere die Formeln in den Feldern mit dem obersten „Stiftsymbol“ über der Spalte mit den „Stiften“ und setzte dort bei allen grade angelegten Formeln jeweils in beiden Spalten die Haken. „Übernehmen“ drücken nicht vergessen! Somit werden bei allen Immobilien, egal ob Einheit oder Stammobjekt, die Formeln bei jedem speichern neu berechnet/ausgeführt. Wenn man die Formeln nicht fixiert, werden diese nur beim ersten speichern eines Objekts einmal ausgeführt, danach aber nicht wieder, solange bis das Feld wieder geleert wird.

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  • Wechsel nun in das Modul Immobilien auf den Reiter „Alle Immobilien“ und stelle sicher, dass kein Filter oder Arbeitsliste aktiv ist.

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  • Klicke im Menü auf „Aktionen“ -> „Massenaktualisierung“ -> „Immobilien“.

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  • Wechsel auf den Reiter „Immobiliendaten“ und einfach auf „Aktualisieren“ drücken. Mit diesem Schritt berechnet onOffice in jedem Immobiliendatensatz die Formlen in den Feldern neu. Somit musst du nun nicht jeden Datensatz aufmachen und manuell auf das Speichern-Symbol klicken, damit die Formel berechnet wird. ACHTUNG: onOffice kann nur 5000 Immobiliendatensätze auf einmal „aktualisieren“. Solltest du mehr haben, lege dir vorher mehrere Arbeitslisten an, um diese im Batch-Verfahren nach und nach zu aktualisieren. Dieser Schritt wird Zeit in Anspruch nehmen! Am besten du machst das am Wochenende oder am späteren Abend, wenn es sich um viele Datensätze handelt.

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  • Kontrolliere danach in mehreren Immobiliendatensätzen, ob die Texte aus den Portalfeldern in die neu angelegten Felder hinüberkopiert worden sind!
  • Falls alles geklappt hat, musst du nun in der Administration die Formeln wieder rausnehmen aus den Feldern. Der Inhalt bleibt in allen Immobiliendatensätzen in den Feldern erhalten.

3. Formel in die Portal-Freitextfelder schreiben, mit der die Texte gekürzt werden inklusive Hinweis „Vollständige Texte und noch mehr Bilder finden Sie bei uns auf der Homepage unter … „

Jetzt kommt der interessante Teil. Jetzt werden wir in die „alten“ Portal-Freitextfelder die Formel schreiben mit der wir die Texte kürzen.

  • Hinterlege als Formel folgenden jeweils für das Feld angepassten Code in den Feldern Objektbeschreibung (Portale), Ausstattung (Portale), Lage (Portale), Sonstige Angaben (Portale):

=IF([ind_Feld…]=““;““;

„EXPOSÈ-DIREKT-DOWNLOAD: Jetzt das vollständige Exposé inkl. Adresse zu dieser Immobilie mit nur einer Anmeldung sofort selber herunterladen unter: „&[ind_link…]&“

OBJEKTBESCHREIBUNG:
„&LEFT([ind_Feld…];500)&“(…)“&“

Die vollständige Objektbeschreibung, noch mehr Bilder und, falls vorhanden, einen virtuellen 360-Grad-Rundgang zu dieser Immobilie sehen Sie auf unserer Internetseite unter: „&[ind_link…]

)

  • Dies ist der Code den wir bei Möllerherm verwenden. Zu Erklärung:
    • [ind_Feld…] musst du ersetzen durch die Bezeichnung des dazugehörigen neuen Feldes, welches wir eben angelegt haben.
    • Der Code ist in einer IF-Funktion eingebaut, damit zum Beispiel das „Objektbeschreibung (Portal)“-Feld leer bleibt, wenn das korrespondierende „Objektbeschreibung (Neu)“-Feld leer ist.
    • mit dem Feld [ind_link…] habe ich die Ausgabe des direkten Links zur Immobilie auf unserer Homepage vorbereitet. Wenn du dies ebenfalls einbauen möchtest lies auch unten weiter.
    • Die „&“-Zeichen dienen der verketteten Ausgabe von Zeichenfolgen oder Feldern. Zeichenfolgen fangen mit “ an und hören mit “ auf.
  • Fixiere die Formel für alle vier Felder! Dies machst du, genauso wie eben, mit dem obersten Stiftsymbol in der Spalte und dann bei allen vier Formeln beide Haken setzen.
  • Führe noch mal eine Massenaktualisierung durch, um alle Portal-Freitextfelder nun mit den gekürzten Texten zu befüllen. Dies sind die selben Schritte wie eben.
  • Anmerkung: Da du die Freitextfelder mit den vollständigen Texten geändert hast, musst du in deinen Exposé-Vorlagen vermutlich auch die neuen Felder angeben, damit du dort nicht auch die gekürzte Version reinschreibst.

4. Optional: Link-Feld im onOffice erstellen, das den Link zum Objekt auf eurer Homepage enthält & Link einbauen die Freitextfeldformel

  • mit dem Feld [ind_link…] habe ich die Ausgabe des direkten Links zur Immobilie auf unserer Homepage vorbereitet. Hierzu habe ich ein Feld mit Namen „AUTO Homepage-Link“ angelegt unter „Technische Angaben“ welches die fixierte (vereinfachte) Formel beinhaltet: =“www.moellerherm-immobilien.de/objekt/ID-„&[objektnr_extern]
  • Unsere Internetseite ist so konfiguriert, dass dieser Link so funktioniert. Bei dir kann der Link ganz anders aussehen.
  • Ich habe sogar ein weiteres Feld angelegt, in dem ich manuell definieren kann welcher Homepage-Link in den Texten ausgeben wird, falls der automatisch zusammengesetzte Link mal nicht funktioniert oder ich eine Immobilie in den Portalen mehrfach inseriere, aber den Traffic auf nur ein Objektinserat auf unserer Homepage lenken will. Die tatsächliche Formel, die ich verwende sieht daher so aus: =IF([ind_3508_Feld_ObjTech779]=““;“www.moellerherm-immobilien.de/objekt/ID-„&[objektnr_extern];[ind_3508_Feld_ObjTech779])
  • ind_3508_Feld_ObjTech779 = MANUELLER Homepage-Link

5. Portal-Werbebilder erstellen und zum Objekt hochladen

Ähnlich wie bei den Texten empfehle ich dir auch bei den Bildern, nicht alle Bilder auf die Portale hochzuladen, sondern nur einen Teil. Mehr Fotos solltest du auf deiner eigenen Homepage zeigen. Damit auch in der Bildfolge auf den Portalen ein Hinweis zu finden ist für den Interessenten, dass es auf deiner eigenen Website noch mehr Fotos zu sehen gibt, solltest du auch hier einen kleinen Hinweis einbauen in Form eines Werbe-Bildes.

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  • du kannst dieses Bild erstellen mit Photoshop oder der kostenlosen Alternative Gimp
  • wir nutzen für solche Sachen auch gerne unser beliebtes Allzweck-Programm „PowerPoint“ und dann speichern unter „JPEG-Dateiaustauschformat“. In Power-Point lässt sich die Folie auch für Leihen sehr einfach gestalten. Achte darauf die Folio im 2:3-Format ausreichend groß zu dimensionieren, damit die Auflösung ausreichend ist. Zum Beispiel 40cm X 60cm. Wir nutzen PowerPoint übrigens auch für Overlay-Bilder als erstes Bild in den Portalen. Mit einer PowerPoint-Vorlage lässt sich dies super einfach vorbereiten.
  • Leider muss man für jedes Objekt das Portal-Werbebild immerwieder neu hochladen. onOffice besitzt leider nicht die Option standardmäßig vordefinierte Bilder bei neuen Immobiliendatensätzen dereits drin zu haben.

6. Im onOffice die Bilder richtig konfigurieren, welche zu den Portalen hochgeladen werden sollen und welche nur zu eurer Homepage

Wenn du alle Bilder zu onOffice hochgeladen hast inklusive deines erstellten Portal-Werbebildes musst du nur noch auswählen welche Bilder wohin hochgeladen werden sollen. Hierzu gebe ich dir folgende Tipps:

  • Mit der Funktion „Veröffentlichung Anzeigen“ auf dem Reiter „Dateien“ im Immobiliendatensatz kannst du dir anzeigen lassen, welche Bilder/Dateien für welches Portal oder deine Homepage veröffentlicht sind.

  • Mit der Taste „STRG“ kannst du mehrere Bilder auswählen, dann klickst du auf „Ausgewählte Dateien Bearbeiten“ bei „Massenbearbeitung“ (über „Veröffentlichung Anzeigen“) und nun kannst du die Veröffentlichung auch für mehrere Bilder auf einen Schlag umstellen. Mit dieser Funktion steuerst du welche Fotos wohin ausgespielt werden. Mit dem Stiftsymbol unter den Fotos kannst du dies auch für jedes Bild einzeln machen.

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Vielen Dank fürs Lesen. Ich hoffe dem ein oder anderen weitergeholfen zu haben mit dieser Anleitung. Über Rückmeldung/Feedback würde ich mich in den Kommentaren freuen. Ich bin gespannt darauf, welche Verbesserungsvorschläge ihr habt oder wie ihr in eurem Unternehmen arbeitet. Wenn euch die Anleitung gefallen hat, bewertet uns doch gerne bei Google (Bewertungslink) oder falls ihr zufällig jemanden kennt, der seine Immobilie in Norddeutschland verkaufen möchte, meldet euch gerne bei mir für ein Gemeinschaftsgeschäft.

Viele Grüße

Johannes