Deine Kollegen werden dich lieben: Wie du onOffice intuitiv nutzbar machst für alle im Unternehmen.

Aufgrund des Baukasten-Systems ist onOffice in der Administration vielfältig anpassbar. Über die Zeit wächst das System mit neu angelegten Feldern und neuen Ideen, die man umgesetzt hat, und ehe man sich versieht, ist die Objekt- und Adressmaske ein unaufgeräumter riesiger “Werkzeugkoffer” – und wer schon mal mit unsortiertem Werkzeug gearbeitet hat, weiß was ich meine.

Der größte Vorteil einer aufgeräumten und sinnvoll strukturierten Objekt- und Adress-Maske ist,

• dass das System deutlich intutiver nutzbar ist,
• sich alle Kollegen schneller und einfacher im System zurechtfinden
• weniger suchen und nachfragen stattfindet.

Um eine intuitve Darstellung hinzubekommen, ist es jedoch erstmal wichtig zu verstehen, welche Möglichkeiten onOffice hier bietet. Im Folgenden möchte ich daher auf einige Möglichkeiten der Strukturierung und Darstellung von Felder in onOffice eingehen. Im Prinzip stehend uns 6 “Formatierungsmöglichkeiten” bzw. Ansatzpunkte zur Verfügung, um Dinge übersichtlicher in onOffice darzustellen:

• schwarzer Hinweis
• roter Hinweis
• Trennlinie
• Link
• Unterreiter
• Feld-Filter

Schwarzer Hinweis

Die Feldart “schwarzer Hinweis” nutze ich tatsächlich sehr viel. Insbesondere für

• Überschriften, meistens mit KAPITALEN
• Erklärungen, Anmerkungen, Hinweise in der Maske, um zu erklären, was mit dem nächsten Feld eingestellt und gemeint ist
• Leerzeilen: Eines der mächtigsten Verwendungszwecke. Ein schwarzer Hinweis ohne Feldnamen wird leer angezeigt, somit ist dies die einzige Möglichkeit Dinge auch optisch von einander zu trennen.

Tipp: Wenn du aufwendig anfängst Felder umzustellen oder ganz neue Tools mit neuen Feldern in onOffice einbauen willst, plane dir die neuen Felder mit Benennung, Position und Unterteilung in Sektionen in einer Excel-Tabelle vor. Du ersparst dir damit sehr viel “Klickerei” und Ladezeiten in der Administration.

Roter Hinweis

Die Feldart “roter Hinweis” setze ich dezent ein, damit die Farbe auch wirklich eine Signalwirkung hat für Dinge auf die der Nutzer auch wirklich achten muss.

Trennlinie

Über jeder Überschrift, die ich mit schwarzem Hinweis einfüge, setze ich immer eine Trennlinie, um den folgenden Bereich vom nächsten optisch abzutrennen.

Tipp 1: Gebe der Trennlinie einen Feldnamen der nur aus Bindestrichen besteht, somit bleibt auch der Überblick in der Administration erhalten (z.B. ——————————————–)

Tipp 2: Sinnvolle Unterteilungen von Felder die ich häufig verwendet habe:

• Leerzeile, Feld mit leerem Namen (schwarzer Hinweis), um die vorige Feld-Sektion von der nächsten optisch zu trennen
• Trennlinie (—————————)
• ÜBERSCHRIFT IN KAPITALEN (schwarzer Hinweis)
• Erklärung der Sektion mit einem schwarzen Hinweis
• Feld 1
• Feld 2
• usw.

Link

Ich vermutet hier einfach mal, dass die Feldart “Link” eines der mächtigsten Felder ist, das die wenigste Beachtung findet bei Administratoren, um ein cooles Nutzungserlebnis für die Nutzer zu schaffen.

Wofür nutze ich das Link-Feld:

• Link zum Cloud-Ordner des Objekts: Da die Dateiablage bei onOffice für “alle” Dateien inklusive Fotos etc. einer Immobilie unserer Meinung nach zu “hakelig” ist, nutzen wir zusätzlich eine Dateiablage in der Cloud, die ebenfalls über den Browser läuft. Jeder Ordner in der Dateiablage ist hier auch über einen Link zugänglich. Also habe ich im Objekt in der Kategorie “Grunddaten” ein Link-Feld geschaffen mit dem Namen “Link zur Cloud-Ablage”. Wenn dort der Link für das entsprechende Objekt hinterlegt wird, kann der Nutzer direkt aus der onOffice-Maske den Cloud-Ordner aufrufen, ohne erst sich durch die Ordnerstruktur zu klicken.
• Link mit fixierter Formel hinterlegt: Dies ist tatsächlich die häufigste Verwendungsart bei uns. Ich gebe Links aus in der Objektmaske zu
  • Bodenrichtwertkart und Umrechnungstabelle
  • zu Erklärungen bei Wikipedia von Fachbegriffen (Zentralitätskennziffer, Kaufkraftkennziffer, Büroformen, Grundrisskonzepte uä.)
  • zu aktuellen Finanzierungskonditions-Tabellen
  • zu Einträgen bei uns im Handbuch “Link zu Anleitung”. Das Handbuch habe ich als passwortgeschütztes online Wiki gebaut, sodass jedes Kapitel per Link erreichbar ist.
  • Link zur Erklärung der STellplatzauswahl in der onOffice-Hilfe, da die Bedienung des Feldes nicht selbstverständlich ist.
  • Link zur Internet- und Kabelverfügbarkeit und -geschwindigkeit von Telekom und Vodafone

Kleiner Hinweis wie du einen festen Link in jedem Objekt anklickbar in der Objektmaske hinterlegt:

• Lege ein neues Feld an in der Administration als “Text(80 Zeichen)” und aktiviere das Feld
• Stelle das Feld nun nicht direkt um auf “Link”, sondern hinterlege erst die Formel und fixiere diese. Zum Beispiel: =”www.moellerherm-immobilien.de”
• Fixiere die Formel mit dem “Stift”-Symbol ganz oben über der Formel-Spalte (Beide Haken setzen neben der Formel ganz unten in der Liste, welche die zuletzt angelegte ist)
• Stelle jetzt erst das Feld auf “Link” um

Unterreiter

In der “Administration” auf dem Reiter “Einstellungen” kannst du für die Kategorien Unter-Reiter anlegen.

• Ich lege hier grundsätzlich immer soviele Unterreiter wie möglich an (5 sind maximal möglich). Auch wenn die letzten Reiter nur Platzhalter-Reiter sind, da die Kategorien erst in ihrer vollen Breite auf dem Bildschirm und in der Maske angezeigt werden, wenn alle Reiter angelegt sind. Dies erhöht die Lesbarkeit der Feldnamen, da hier mehr Zeichen dargestellt werden, und lässt die gesamt Maske einheitlicher aussehen
• Ich verteile Felder sinnvoll sortiert auf die Unter-Reiter, statt diese alle untereinander ganz vorne auf dem ersten Reiter darzustellen. Zum Beispiel ist unsere Kategorie “Ausstattung” unterteilt in die Unter-Reiter Allgemein, Gebäude, Gewerbe und Kapitalanlage.

Feld-Filter

In der Administration lassen sich einzelne Felder und auch ganze Reiter und Kategorien nur für bestimmte Immobilienarten, Immobilienstati, Nutzungsarten oder Gruppen ein- und ausblenden. Wenn ich eine Eigentumswohnung verkaufe, ist das Feld “Kran” oder “Rampe” nicht sinnvoll, also blende ich dieses aus. Ebenso blende ich für Makler sensible Felder aus und für die Buchhaltungskollegen ein.