Mit automatisch gekürzten Objekt-Texten in den Portalen mehr Traffic auf die eigene Makler-Website ziehen

Liebe Kollegen & onOffice-User,

willkommen zu meinem ersten Artikel zum Thema “onOffice Tipps & Tricks”. Als ersten Beitrag habe ich mir überlegt Euch zu zeigen, wie wir

• die Objekt-Texte, die zu den Portalen hochgeladen werden, mit der onOffice-Formel-Funktion automatisch kürzen,
• einen Link zum Homepage-Inserat automatisch in den Portal-Objekttext einfügen, sodass Interessenten diesen aus dem Portal-Inserat herauskopieren können,
• nur eine begrenzte Auswahl Objektbilder zu den Portalen hochladen, aber die volle Bildanzahl bei uns auf der eigenen Homepage,
• ein oder zwei Werbebilder in die Portale hochladen als weiteren Hinweis für Interessenten, das Sie doch bitte bei uns auf die eigene Makler-Website gehen sollen, um noch mehr Bilder zu sehen

Ziel ist es, dass die Texte auf den Portalen, wie folgt ausgegeben werden:

Welche Vorteile bietet es, nicht die kompletten Objekt-Texte und Bilder in die Portale hochzuladen, sondern nur auf der eigenen Homepage?

• Mehr Traffic auf der eigenen Makler-Website: Bei uns waren es ca 80 bis 100 Besucher mehr pro Tag von heute auf morgen. Und Website-Traffic hat bei uns in der Vergangenheit immer mit dem Umsatz korreliert.
• Als Makler macht man sich unabhängiger von den Portalen und stärkt seine eigene Website, Marke und Bekanntheit: Interessenten, die bei uns auf der Makler-Website surfen, schauen sich evtl. auch noch andere Immobilien-Angebote bei uns an und kommen evtl. sogar in Zukunft gezielt nochmal wieder. In Kombination mit Angeboten auf der eigenen Homepage, die “In Vorbereitung” sind und noch nicht in den Portalen, ein mächtiger Effekt.
• 30% der Besucher sind vermutlich auch Eigentümer und schauen sich meine Inhalts-Seiten zum Thema “Immobilienverkauf” an oder unsere Team-Seite und lernen unsere Kollegen schon mal vom Foto kennen.

Wie gehen wir nun grob vor?

1. Vier neue Felder anlegen im Bereich Freitextfelder
2. Texte aus den bisherigen Freitextfeldern in die neu angelegten Freitextfelder per Formel sichern/kopieren
3. Formel in die Portal-Freitextfelder schreiben, mit der die Texte gekürzt werden inklusive Hinweis “Vollständige Texte und noch mehr Bilder finden Sie bei uns auf der Homepage unter … “
4. Optional: Link-Feld im onOffice erstellen, das den Link zum Objekt auf eurer Homepage enthält & Link einbauen in die Freitextfeldformel
5. Portal-Werbebilder erstellen und zum Objekt hochladen
6. Im onOffice die Bilder richtig konfigurieren, welche zu den Portalen hochgeladen werden sollen und welche nur zu eurer Homepage

Kurzer Disclaimer

Um die hier vorgestellte Funktion zu installieren, solltet ihr ein Grundverständnis von der Administration, dem Anlegen neuer Felder in onOffice und der Formelfunktion haben. Ihr handelt darüber hinaus auf eigene Verantwortung in eurem onOffice-System. Insbesondere kritisch ist der Schritt 2, in dem ihr die bisherigen Texte in den Freitextfelder sichern müsst über die Massenaktualisierung. Hier ist vorsicht geboten, da sonst alle Texte in den Immobiliendatensätzen gelöscht werden.

Legen wir los:

1. Vier neue Felder anlegen im Bereich “Freitextfelder”

• Öffne die Administration über das Menü “Extras” -> “Einstellungen” -> “Administration”

• Die Administration öffnet sich mit dem ersten Reiter “Eingabefelder”. Hier sind wir bereits richtig.
• Wechsel das Modul auf “Immobilien” und wähle dann bei Kategorie auf “Freitextfelder”

• Standardmäßig sind hier nur 4 Felder systemseitig von onOffice angelegt: objektbeschreibung, lage, ausstatt_beschr, sonstige_angaben, objekttitel. Dies sind die Felder, deren Inhalt an die Portale übertragen werden. Benenne diese am besten schonmal um in zum Beispiel: Objektbeschreibung (Portale), Lage (Portale), Ausstattung (Portale), Sonstige Angaben (Portale). Das Feld objekttitel lassen wie außen vor. Dieses wird übrigens hier zwar konfiguriert, in der onOffice-Maske aber unter dem Reiter “Grunddaten” -> “Technische Angaben” ausgegeben.
• Wir legen nun 4 weitere Felder an mit dem Button unten rechts “Neues Feld anlegen”. Bennene die neu angelegten Felder dann um in zum Beispiel: Objektbeschreibung (Hauptfeld) oder Objektbeschreibung (Neu). Vergesse nicht die Felder “aktiv” zu schalten in der Spalte “A”.

2. Texte aus den bisherigen Freitextfeldern in die neu angelegten Freitextfelder per Formel sichern/kopiere

• Hinterlege in den neu angelegten Feldern folgende Formeln mit dem “Stiftsymbol” hinter dem jeweiligen Feld:
  • Objektbeschreibung (Neu): =[objektbeschreibung]
  • Ausstattung (Neu): =[ausstatt_beschr]
  • Lage (Neu): =[lage]
  • Sonstige Angaben (Neu): =[sonstige_angaben]

• Fixiere die Formeln in den Feldern mit dem obersten “Stiftsymbol” über der Spalte mit den “Stiften” und setzte dort bei allen grade angelegten Formeln jeweils in beiden Spalten die Haken. “Übernehmen” drücken nicht vergessen! Somit werden bei allen Immobilien, egal ob Einheit oder Stammobjekt, die Formeln bei jedem speichern neu berechnet/ausgeführt. Wenn man die Formeln nicht fixiert, werden diese nur beim ersten speichern eines Objekts einmal ausgeführt, danach aber nicht wieder, solange bis das Feld wieder geleert wird.

• Wechsel nun in das Modul Immobilien auf den Reiter “Alle Immobilien” und stelle sicher, dass kein Filter oder Arbeitsliste aktiv ist.

• Klicke im Menü auf “Aktionen” -> “Massenaktualisierung” -> “Immobilien”.

• Wechsel auf den Reiter “Immobiliendaten” und einfach auf “Aktualisieren” drücken. Mit diesem Schritt berechnet onOffice in jedem Immobiliendatensatz die Formlen in den Feldern neu. Somit musst du nun nicht jeden Datensatz aufmachen und manuell auf das Speichern-Symbol klicken, damit die Formel berechnet wird. ACHTUNG: onOffice kann nur 5000 Immobiliendatensätze auf einmal “aktualisieren”. Solltest du mehr haben, lege dir vorher mehrere Arbeitslisten an, um diese im Batch-Verfahren nach und nach zu aktualisieren. Dieser Schritt wird Zeit in Anspruch nehmen! Am besten du machst das am Wochenende oder am späteren Abend, wenn es sich um viele Datensätze handelt.

• Kontrolliere danach in mehreren Immobiliendatensätzen, ob die Texte aus den Portalfeldern in die neu angelegten Felder hinüberkopiert worden sind!
• Falls alles geklappt hat, musst du nun in der Administration die Formeln wieder rausnehmen aus den Feldern. Der Inhalt bleibt in allen Immobiliendatensätzen in den Feldern erhalten.

3. Formel in die Portal-Freitextfelder schreiben, mit der die Texte gekürzt werden inklusive Hinweis “Vollständige Texte und noch mehr Bilder finden Sie bei uns auf der Homepage unter … “

Jetzt kommt der interessante Teil. Jetzt werden wir in die “alten” Portal-Freitextfelder die Formel schreiben mit der wir die Texte kürzen.

• Hinterlege als Formel folgenden jeweils für das Feld angepassten Code in den Feldern Objektbeschreibung (Portale), Ausstattung (Portale), Lage (Portale), Sonstige Angaben (Portale):

=IF([ind_Feld…]=””;””;

“EXPOSÈ-DIREKT-DOWNLOAD: Jetzt das vollständige Exposé inkl. Adresse zu dieser Immobilie mit nur einer Anmeldung sofort selber herunterladen unter: “&[ind_link…]&”

OBJEKTBESCHREIBUNG:
“&LEFT([ind_Feld…];500)&”(…)”&”

Die vollständige Objektbeschreibung, noch mehr Bilder und, falls vorhanden, einen virtuellen 360-Grad-Rundgang zu dieser Immobilie sehen Sie auf unserer Internetseite unter: “&[ind_link…]

)

• Dies ist der Code den wir bei Möllerherm verwenden. Zu Erklärung:
  • [ind_Feld…] musst du ersetzen durch die Bezeichnung des dazugehörigen neuen Feldes, welches wir eben angelegt haben.
  • Der Code ist in einer IF-Funktion eingebaut, damit zum Beispiel das “Objektbeschreibung (Portal)”-Feld leer bleibt, wenn das korrespondierende “Objektbeschreibung (Neu)”-Feld leer ist.
  • mit dem Feld [ind_link…] habe ich die Ausgabe des direkten Links zur Immobilie auf unserer Homepage vorbereitet. Wenn du dies ebenfalls einbauen möchtest lies auch unten weiter.
  • Die “&”-Zeichen dienen der verketteten Ausgabe von Zeichenfolgen oder Feldern. Zeichenfolgen fangen mit ” an und hören mit ” auf.
• Fixiere die Formel für alle vier Felder! Dies machst du, genauso wie eben, mit dem obersten Stiftsymbol in der Spalte und dann bei allen vier Formeln beide Haken setzen.
• Führe noch mal eine Massenaktualisierung durch, um alle Portal-Freitextfelder nun mit den gekürzten Texten zu befüllen. Dies sind die selben Schritte wie eben.
• Anmerkung: Da du die Freitextfelder mit den vollständigen Texten geändert hast, musst du in deinen Exposé-Vorlagen vermutlich auch die neuen Felder angeben, damit du dort nicht auch die gekürzte Version reinschreibst.

4. Optional: Link-Feld im onOffice erstellen, das den Link zum Objekt auf eurer Homepage enthält & Link einbauen die Freitextfeldformel

• mit dem Feld [ind_link…] habe ich die Ausgabe des direkten Links zur Immobilie auf unserer Homepage vorbereitet. Hierzu habe ich ein Feld mit Namen “AUTO Homepage-Link” angelegt unter “Technische Angaben” welches die fixierte (vereinfachte) Formel beinhaltet: =”www.moellerherm-immobilien.de/objekt/ID-“&[objektnr_extern]
• Unsere Internetseite ist so konfiguriert, dass dieser Link so funktioniert. Bei dir kann der Link ganz anders aussehen.
• Ich habe sogar ein weiteres Feld angelegt, in dem ich manuell definieren kann welcher Homepage-Link in den Texten ausgeben wird, falls der automatisch zusammengesetzte Link mal nicht funktioniert oder ich eine Immobilie in den Portalen mehrfach inseriere, aber den Traffic auf nur ein Objektinserat auf unserer Homepage lenken will. Die tatsächliche Formel, die ich verwende sieht daher so aus: =IF([ind_3508_Feld_ObjTech779]=””;”www.moellerherm-immobilien.de/objekt/ID-“&[objektnr_extern];[ind_3508_Feld_ObjTech779])
• ind_3508_Feld_ObjTech779 = MANUELLER Homepage-Link

5. Portal-Werbebilder erstellen und zum Objekt hochladen

Ähnlich wie bei den Texten empfehle ich dir auch bei den Bildern, nicht alle Bilder auf die Portale hochzuladen, sondern nur einen Teil. Mehr Fotos solltest du auf deiner eigenen Homepage zeigen. Damit auch in der Bildfolge auf den Portalen ein Hinweis zu finden ist für den Interessenten, dass es auf deiner eigenen Website noch mehr Fotos zu sehen gibt, solltest du auch hier einen kleinen Hinweis einbauen in Form eines Werbe-Bildes.

• du kannst dieses Bild erstellen mit Photoshop oder der kostenlosen Alternative Gimp
• wir nutzen für solche Sachen auch gerne unser beliebtes Allzweck-Programm “PowerPoint” und dann speichern unter “JPEG-Dateiaustauschformat”. In Power-Point lässt sich die Folie auch für Leihen sehr einfach gestalten. Achte darauf die Folio im 2:3-Format ausreichend groß zu dimensionieren, damit die Auflösung ausreichend ist. Zum Beispiel 40cm X 60cm. Wir nutzen PowerPoint übrigens auch für Overlay-Bilder als erstes Bild in den Portalen. Mit einer PowerPoint-Vorlage lässt sich dies super einfach vorbereiten.
• Leider muss man für jedes Objekt das Portal-Werbebild immerwieder neu hochladen. onOffice besitzt leider nicht die Option standardmäßig vordefinierte Bilder bei neuen Immobiliendatensätzen dereits drin zu haben.

6. Im onOffice die Bilder richtig konfigurieren, welche zu den Portalen hochgeladen werden sollen und welche nur zu eurer Homepage

Wenn du alle Bilder zu onOffice hochgeladen hast inklusive deines erstellten Portal-Werbebildes musst du nur noch auswählen welche Bilder wohin hochgeladen werden sollen. Hierzu gebe ich dir folgende Tipps:

• Mit der Funktion “Veröffentlichung Anzeigen” auf dem Reiter “Dateien” im Immobiliendatensatz kannst du dir anzeigen lassen, welche Bilder/Dateien für welches Portal oder deine Homepage veröffentlicht sind.

• Mit der Taste “STRG” kannst du mehrere Bilder auswählen, dann klickst du auf “Ausgewählte Dateien Bearbeiten” bei “Massenbearbeitung” (über “Veröffentlichung Anzeigen”) und nun kannst du die Veröffentlichung auch für mehrere Bilder auf einen Schlag umstellen. Mit dieser Funktion steuerst du welche Fotos wohin ausgespielt werden. Mit dem Stiftsymbol unter den Fotos kannst du dies auch für jedes Bild einzeln machen.

Vielen Dank fürs Lesen. Ich hoffe dem ein oder anderen weitergeholfen zu haben mit dieser Anleitung. Über Rückmeldung/Feedback würde ich mich in den Kommentaren freuen. Ich bin gespannt darauf, welche Verbesserungsvorschläge ihr habt oder wie ihr in eurem Unternehmen arbeitet. Wenn euch die Anleitung gefallen hat, bewertet uns doch gerne bei Google (Bewertungslink) oder falls ihr zufällig jemanden kennt, der seine Immobilie in Norddeutschland verkaufen möchte, meldet euch gerne bei mir für ein Gemeinschaftsgeschäft.

Viele Grüße

Johannes